Siadin atau merupakan akronim (red: kependekan kata) dari sistem informasi akademik, bagi seluruh mahasiswa udinus bukan sesuatu yang asing ditelinga tentu. Menurut Imanuel Harkespan selaku staff IT PSI (Pengembang Sistem Informasi) Universitas Dian Nuswantoro, “Siadin adalah sistem informasi akademik universitas dian nuswantoro. Dulunya siadin dibuat berdasarkan inovasi dan kreatifitas untuk aktivitas mahasiswa. Jadi si pembuatnya itu dulu merasa mahasiswa perlu sistim informasi akademik[1]”. Dari sinilah kami dari tim redaksi wartadinus ingin mengangkat siadin sebagai laporan utama kami, dengan beralihnya siadin yang mulai digunakan pada tahun 2006 bermetamorphosis menjadi siadin versi 2.
Tak kenal maka tak sayang, sebelum menuju pada seluk beluk siadin akan lebih baik jika kita mengenal fungsi dan sejarah siadin terlebih dahulu. Siadin memiliki fungsi untuk menyediakan informasi akademik bagi mahasiswa udinus, meliputi nilai, KRS, KHS, tugas, PKM,jurnal dan lain-lain[1]. Mengenai pencetus, belum dapat diketahui siapa yang membuat Siadin pertama kali. Dari hasil penelusuran kami, siadin mulai dipakai dan terus dikembangkan sekitar tahun 2006. Mengenai perancangan atau blueprint dari siadin sendiri, PSI belum mendokumentasikan blueprint tersebut. Ada, tapi belum terdokumentasi dengan baik. Masih disusun dg rapi[1].
Mengenai pengembangan sistem informasinya, siadin menggunakan software yang bernama AGILE. Kata Agile berarti bersifat cepat, ringan, bebas bergerak serta waspada. Konsep Agile Software Development dicetuskan oleh Kent Beck dan 16 rekannya dengan menyatakan bahwa Agile Software Development adalah cara membangun software dengan melakukannya dan membantu orang lain membangunnya sekaligus. Uniknya jika berdasarkan nama softwarenya, kata Agile berarti bersifat cepat, ringan, bebas bergerak, waspada[2]. Apakah tujuan siadin dikembangkan dengan software tersebut supaya cepat, ringan, bebas bergerak, dan waspada??? Silahkan pembaca memberikan penilaian.
Sampai tahun 2013 ini, database siadin sudah mengelola sekitar ± 16.500 lebih alumni, mahasiswa dan dosen. Prosentase alumni dan mahasiswa ± 15.000 sedangkan dosen ± 1.500. Mengenai kualitas informasi dan sistemnya serta analisa mengenai pengembangan sistem inforrmasi yang dilakukan, PSI mengatakan, “Analisanya itu dulu siadin kan dibuat berdasarkan kebutuhan mahasiswa, kemudian fitur-firur penambahannya itu juga dianalisa sesuai kebutuhan mahasiswa sendiri[1]”
Dalam hal mutu dari siadin maupun siadin versi 2.1 sampai saat ini tidak pernah dianalisa. KPM sebagai penjamin mutu ternyata tidak menjamin mutu sampai ke mutu sistem informasi yang digunakan atau dikembangkan PSI. Selama ini yang diaudit masih sebatas PSI sebagai lembaga[1]. Apakah tidak perlu universitas yang mendaulat dan didaulat sebagai universitas berbasis teknologi informasi terbesar di jawa tengah seperti UDINUS memiliki suatu lembaga untuk menjamin mutu kualitas sistem informasi dan mengatur tata kelola informasinya? (redaksi). Pihak PSI mengatakan siadin versi 2.1 Sudah bisa dikatakan handal ini dikarenakan waktu dulu, awal input KRS itu waktunya dibagi perjurusan dan angkatan. Dan itu dirasa mahasiswanya lambat sekali untuk input KRS. Kalau sekarang kami memberikan jadwal input per progdi namun semua angkatan.
Sampai saat ini siadin memiliki empat tipe. Yakni 1.0, 1.1, 2.0 atau fap itu (red: krs.dinus.ac.id), dan 2.1 yang terbaru ini. yang pertama itu murni pakainya pap aktif. Kalau yang 2.0 pakai print work, printworknya namanya kohana, terus bisa integrasi juga sama google. Log-in nya pakai e-mail. Kalau yang 2.1 ini log-in nya pakai nim. Tujuan dari perbedaan tiap tipe tersebut adalah untuk mengupdate teknologi. Siadin lama yang tadinya kurang efisien dan secara mainteins juga agak kesulitan[1]. Dan semua itu tentunya untuk peningkatan kualitas dari siadin (red). Setalah siadin tidak dipakai, siadin dipensiunkan. Namun dari sisi diskfloopingnya masih dibutuhkan (red: siadin lama). Mana yang masih bisa diambil dan diterapkan itu diambil. Istilahnya reusable atau digunakan kembali[1].
Bukan hal yang aneh jika terkadang dalam suatu sistem dieluh-eluhkan oleh pengguna, termasuk siadin yang mengalami masalah atau trouble entah dalam input krs (kartu rencana hasil study), menginput nilai oleh dosen, dan lain sebagainya. Menanggapi hal yang demikian pihak PSI sebagai pengembang sistem memiliki beberapa spekulatif mengenai penyebabnya. Misalnya mengenai hang yang terjadi dibeberapa waktu lalu disaat input krs oleh mahasiswa, dari pengakuan PSI memang ada sedikit trouble di A12. Ini dikarenakan untuk server webnya sempat mati, tapi untuk progdi yang lain dituturkan tetap normal[1]. Untuk masalah hang akan menghambat transaksional dari mahasiswa. Tidak Cuma itu, sistim akademik, siadin dosen, keuangan, poliklinik dan semua sistem yang terintegrasi kesana itu juga terganggu. Lantas jika sudah seperti itu apa yang dilakukan PSI? melihat penyebabnya sebenarnya bukan PSI yang mengoprasikan saat terjadi hang, tetapi dinustech[1]. PSI hanya sebagai pengembang (red).
Menanggapi permasalahan server di UDINUS guna memberikan pelayanan yang prima kepada mahasiswa, tim reporter wartadinus telah menelusuri ke bagian dinustech anak perusahaan dari Universitas Dian Nuswantoro fokus pada penyediaan Solusi ITC (Information technologi and Computer). Permasalahan mengenai input KRS di awal tahun 2013 ini, memang dikarenakan oleh server yang mati sehingga proses transaksi mahasiswa terganggu. Untuk penambahan server di UDINUS bisa dijadikan sebagai alternative sebagai penaggulangan pelayanan sistem informasi akademik yang sering dikeluhkan karena sering mengalami hang. Dari wawancara pula, pihak dinustech memberikan penjelasan bahwa kita bisa menggunakan teknologi multiserver atau teknologi cluster. Dari penelusuran reporter kami disebutkan bahwa server dan bandwith di udinus digunakan untuk banyak keperluan seperti untuk mengetahui informasi internal maupun eksternal udinus. Untuk cari materi dosen maupun mahasiswa. Sampai sekarang bandwith UDINUS mencapai 50 mega[3]. Ini jauh lebih besar dibanding Universitas Indonesia yang hanya 40 Mega[4].
PERKEMBANGAN SIADIN
Dari sisi kualitas berdasarkan wawancara kepada PSI, Siadin versi baru dinilai lebih baik. Ini bisa dilihat dari sisi design dan juga tampilan yang lebih menarik dan baik. Jika dibandingkan, dulu siadin menggunakan gambar sehingga yang sekarang dinilai lebih praktis. Untuk rancangan siadin versi 2.1 akan dipakai sampai ada pengembangan siadin yang baru, sebenarnya kalau dipakai sampai kapan yaaa, saya juga belum bisa bilang sampai kapan. Cuma dari kebutuhan juga, kalau misal nanti ada teknologi yang lebih baru juga kita (red:psi) bisa tambahkan[1].
Selain dari sisi desain siadin kedepan akan menarik karena mahasiswa dimanjakan dengan kerja sama PSI dan raksasa google. Adapun kerjasama tersebut meliputi pembuatan email, integrasi log-in dan terakhir ini masih ada kerjasama juga mungkin dari dosen juga akan ada mail google, kemudian kalender google akademik. Sehingga pihak civitas akademik (dosen dan mahasiswa) memiliki layanan reminder aktivitas universitas [1]
Kekurangan SIADIN 2.1
No system is perfect perumpamaan ini sepertinya bisa dipakai untuk semua sistem di dunia ini. Sejatinya sistem pasti memiliki kekurangan tanpa terkecuali siadin 2.1. Hal-hal yang bisa dinikmati oleh mahasiswa di versi lama tidak bisa dinikmati pada versi baru. Pada saat siadin 2.1 sempat mendapatkan cibiran tentang kemiripan tampilan dengan windows 8. Menyikapi hal tersebut PSI menyatakan tidak mempermasalahkan karena hal tersebut bersifat public dan tampilan saja.
Pendapat Pakar SIstem Informasi
Untuk melengkapi hasil laporan utama mengenai siadin mahasiswa dan permasalahannya, tim reporter kami mencoba melakukan study pakar kepada bapak hibertus hiqmawan selaku salah satu pakar tata kelola teknologi informasi dan dosen di UDINUS. Dari study pakar kami menemui beberapa informasi. Sebagai pakar sistem informasi yang pernah menjabat sebagai kepala KPM beliau mengungkapkan sejarah dan tujuan siadin untuk mengelola data, khususnya akademik, data keuangan seperti pemberitahuan apakah sudah mahasiswa sudah membayar atau belum, sedangkan laporan-laporan keuangan tidak masuk dalam siadin. Menjawab mengenai siadin yang masuk kategori governance dan standar yang digunakan untuk membangun sistem, beliau menjawab, “Sebenarnya tidak ada istilah profit dan non profit dalam membangun system, yang ada adalah bagaimana system itu bisa memenuhi kebutuhan informasi, aman, update, memenuhi kebutuhan proses bisnis dalam lingkup perkuliahan, seperti halnya absensi bagi dosen maupun mahasiswa. Sharing materi dari dosen ke mahasiswa maupun sebaliknya yaitu pengumpulan tugas dari mahasiswa ke dosen. Untuk membuat semua proses itu terangkum dalam suatu system, maka system harus memadai”.
Adapun mengenai audit terhadap siadin selama ini di udinus belum ada kegiatan formal untuk mengaudit system sidadin, yang ada hanya kebutuhan dari individu seperti dosen ataupun mahasiswa melakukan penelitian tentang system informasi dengan megadakan audit tentang system siadin. Pak himawan menambahkan saat ini siadin mengalami metamorphose, dulu siadin hanya dimiliki oleh fasilkom. Kemudian setelah ± 5 tahun berjalan baru muncul lembaga PSI yang kemudian mengelola siadin dalam lingkup universitas. Siadin itu sendiri merupakan pengembangan dari informasi akademik yang dulu dikelola oleh BIAK.
Sebagai dosen, beliau mengatakan siadin saat ini sudah cukup karena hanya difungsikan untuk entri nilai. Sedangkan untuk tampilan, siadin dinilai mencoba untuk modern, namun sebenarnya perlu sosialisasi. Perubahan sekecil apapun yang menyangkut interface bagi orang awam sering membuat bingung, dengan kata lain diperlukan trial and error terlebih dahulu. Kalau tampilan interfacenya menurut saya lumayan bagus dengan mengadopsi interface dari windows 8. Sedangkan ketika ditanya perancangan databasenya bagaimana? apakah sudah baik? beliau menjawab, “Saya tidak begitu tahu, karena ini masalah internal mereka (red: PSI). terkadang memang sering mengalami kejanggalan misalkan data yang tiba-tiba hilang sehingga dosen harus entri lagi. Di satu sisi dosen tidak bisa mengupdate nilai, namun di sisi lain bisa mengupdate nilai”.
Sistem informasi yang sempurna ialah mustahil. Namun perubahan yang tepat dengan memenuhi kriteria-kriteria sebuah informasi yang baik seperti data dapat dipercaya, terkini, aman, dan memenuhi kebutuhan pengguna.Kalau pengembangannya tentunya secara terus menerus mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Dari hasil pengamatan pakar, siadin 2.1 mendapatkan nilai 2 dari 5 skala penilaian. Hal ini karenatata kelolanya belum baik. Beliau berpendapat, “Kalau dalam organisasi tata kelolanya belum bagus dimana semua fungsi dilakukan dalam satu tempat bagaimanapun juga akkhirnya akan buruk”. Melihat point yang disampaikan oleh pakar, siadin versi 2.1 dinyatakan belum bagus. Bahkan sebagai seorang auditor sistem informasi menyatakan “Kalau saya sebagai user di level dosen hanya melihat perubahan pada interface saja. Mengenai persoalan data sering hilang dulu sering terjadi, dan sekarang juga masih terjadi, ya sama saja”.Sedangkan mengenai kelebihan siadin versi 2.1 beliau menandaskan bahwa Siadin versi 2.1 ini justru sedikit mengalami kemunduran pada enkripsi yang dilakukan setiap entri. Pada saat entri nilai data sebelum disimpan terlebih dahulu melalui tahapan enkripsi dimana hal ini akan membuat proses lebih lama. Mungkin memang lebih secure, karena data yang akan disimpan terlebih dahulu dienkripsi, namun prosesnya memang lebih lama. Menurut saya mereka (red: PSI) melakukan hal tersebut karena tata kelola yang belum baik. Belum jelas siapa yang mengelola data, siapa yang mengembangkan system, siapa yang mengelola jaringan itu kan campur aduk”
Pada kesempatan ini pula, pakar menanggapi mengenai tampilan siadin versi 2.1 yang memiliki tampilan seperti windows 8 yang beberapa waktu ini sempat menyita perhatian bagi sebagian mahasiswa, apakah hal tersebut diperbolehkan dan tidak melanggar hak cipta?. Menjawab keingintahuan kami pakar menjawab, “Tidak melanggar hak cipta. Fakta di internet banyak framework-framework yang bisa kita terapkan sehingga tampilan system itu mirip dengan system yang lain. Banyak juga framework yang bisa didownload secara gratis. Dari fakta itu ya sah-sah saja kalau kemudian mereka mengadopsi gaya windows ya tidak apa apa karena kita gayanya masih gaya nyonto, belum mempunyai gaya sendiri. Meskipun menurut saya itupun tidak perlu.apakah itu kemudian dikatakan keren saya kira tidak semua orang megatakan begitu. Malah mengatakan ooo ya ini niru-niru windows”. Selain itu menanggapi permasalahan server udinus apakah sudah dapat memenuhi kebutuhan se- universitas dengan bandwith 50 Mega pakar memberikan jawaban, “Menurut saya mampu, tetepi karena server ini dipakai untuk banyak kepentingan saya tidak tahu sejauh mana pengelolaan bandwith-nya. Kalau bandwith untuk UDINUS secara keseluruhan cukup besar”. Selanjutnya bapak hibertus hiqmawan memberikan saran guna memperbaiki layanan dan mutu dari siadin, “Buat tata kelola yang baik dengan membuat organisasi pengelola system informasi yang baik dan ada visi dari pimpinan bahwa udinus adalah perguruan tinggi yang mengandalkan teknologi informasi”.
Sebagai mahasiswa yang merupakan civitas akademik Universitas Dian Nuswantoro tercinta, kita tetap harus berpegang teguh kepada tri dharma perguruan tinggi sebagai landasan kita dalam menuntut ilmu di Perguruan Tinggi. Dalam tri dharma perguruan tinggi kita diajarkan pendidikan, penelitian dan pengabdian. Menyikapi perkembangan siadin mahasiswas serta pelayanan IT di UDINUS, terlepas dari sisi plus dan minusnya. Kita harus menyikapinya sebagai insan perguruan tinggi yang baik sesuai tri dharma perguruan tinggi. Pelajari kelemahan dan kelebihannya sebagai unsur pendidikan, gali dan kembangkan sebagai sisi penelitian, dan mengimplementasikan sebagai pengabdian luhur mahasiswa.
